Onboarding neuer Mitarbeiter

EINLEITUNG

Ein Onboarding-Programm ist weit mehr als ein „Orientierungsprogramm für Neueinstellungen“, bei der die neuen Mitarbeiter über Zusatzleistungen informiert, fotografiert, mit einem Ausweis versehen und dann losgeschickt werden. Onboarding bedeutet vielmehr, neue Mitarbeiter durch vielfältige Maßnahmen vollständig zu integrieren. Eine gewisse Logistik gehört natürlich dazu. Aber das wohl wichtigste ist, neuen Teammitgliedern die Gesamtidee zu vermitteln, um ein umfassendes Verständnis der übergeordneten Strategien, laufender Projekte, der Unternehmenskultur und der gemeinsamen Philosophie zu erreichen. Außerdem lernen die neuen Mitarbeiter dadurch die Personen, mit denen sie interagieren werden, direkt kennen.

Um den richtigen Ton für ein hohes Maß an Engagement zu setzen, ist es wichtig, dass der Onboarding-Prozess maßgeschneidert ist. Jeder Schritt jedes einzelnen Teammitglieds sollte eine angenehme Vertrautheit ausstrahlen. Damit dies funktionieren kann, müssen Sie besonders gut und auf den Punkt vorbereitet sein – eine oft enorme Herausforderung, gerade wenn Sie Wochen oder sogar Monate mit Vorstellungsgesprächen hinter sich haben, die sich wahrscheinlich auf ihre eigene Produktivität ausgewirkt haben.

Darum ist eine Checkliste so wichtig. Wir haben für Sie eine umfassende Liste mit all den Punkten vorbereitet, die Ihnen das Onboarding erleichtern sollten: Wege, die es neu eingestellten Mitarbeitern ermöglichen, wirklich anzukommen und gleichzeitig Beziehungen aufzubauen. Das ist ein bisschen wie ein Selbstläufer: Mitarbeiter, deren Onboarding erfolgreich verlaufen ist, werden für zukünftige Mitarbeiter das Gleiche tun, da sie erfahren haben, wie gut sie eingearbeitet wurden und wie gut sie sich dabei gefühlt haben. Außerdem baut sich Ihr Unternehmen dadurch einen herausragenden Ruf in Sachen Mitarbeiterengagement auf. Und das ist immer eine gute Sache.

Mitarbeiter, die ein erfolgreiches Onboarding durchlaufen haben, bleiben mit wesentlich größerer Wahrscheinlichkeit beim Unternehmen. Dadurch können Sie Recruiting-Kosten einsparen und eine hohe Produktivität erzielen.

Jetzt, da wir festgestellt haben, wie wichtig der richtige Ton beim Onboarding ist, damit die neuen Mitarbeiter eine steile Lernkurve aufzeigen, gesunde Beziehungen aufbauen und zufrieden sind und bleiben, sollten wir uns ansehen, was genau wann zu tun ist:

DIREKT NACH UNTERZEICHNUNG DES EINSTELLUNGSVERTRAGS:

• Sagen Sie deutlich, wie sehr Sie sich freuen, diese Person in Ihrem Team willkommen heißen zu dürfen.
• Gehen Sie die Park- und Anfahrtsmöglichkeiten durch.
• Teilen Sie dem Mitarbeiter mit, wann er eintreffen sollte.
• Geben Sie an, an wen er sich bei der Ankunft wenden kann, und achten Sie darauf, dass diese Kontaktperson den neuen Mitarbeiter gleichermaßen herzlich willkommen heißt.

EINE WOCHE VOR ARBEITSBEGINN DES NEUEN TEAMMITGLIEDS:

• Versenden Sie einen Plan mit Onboarding- Meetings, die in der ersten Woche stattfinden werden, damit der neue Mitarbeiter weiß, was ihn bzw. sie erwartet.
• Wenn Sie ein Willkommens- und Kennenlernessen planen, fragen Sie vorher nach möglichen Vorlieben.

AM TAG DES ARBEITSBEGINNS DES NEUEN TEAMMITGLIEDS:

• Stellen Sie das neue Teammitglied den anderen Mitarbeitern seiner Abteilung vor.
• Lassen Sie eine Begrüßungskarte vorbereiten, die von allen Teammitgliedern unterzeichnet ist. Dazu das Notebook mit Firmenlogo, eine Tasse und Kugelschreiber.
• Vergewissern Sie sich, dass das neue Teammitglied weiß, wo die Ausgänge, Örtlichkeiten und Küche sind, und Zugriff auf eine Karte mit allen Meeting-/Konferenzräumen und anderen wichtigen Orten hat. Bei mehreren Neueinstellungen bietet sich eine „Schnitzeljagd“ an, damit sie gemeinsam die neue Umgebung kennenlernen!
• Bestimmen Sie für die Anfangswochen einen Paten bzw. eine Patin, die bei der Eingewöhnung hilft. Dies kann ein Mitglied Ihres oder auch eines anderen Teams sein, falls die teamübergreifende Arbeit für die entsprechende Position wichtig ist.

IN DER ERSTEN ARBEITSWOCHE:

• Halten Sie ein kleines Meeting oder ein Einzelgespräch ab, in dem Sie auf die Geschichte des Unternehmens, die Philosophie und die Werte eingehen.
• Machen Sie den neuen Mitarbeiter mit der Führung bekannt und stellen Sie ihm verschiedene Abteilungen vor.
• Geben Sie einen Überblick über die Unternehmensstruktur, welche Funktionen die einzelnen Teams haben und wie die Neueinstellung sich hier einfügt bzw. wo es Überschneidungen gibt.
• Präsentieren Sie eine Übersicht der Produkte bzw. Dienstleistungen Ihres Unternehmens.
• Setzen Sie Einzelgespräche oder Meetings in kleinen Gruppen fest.
• Organisieren Sie ein Treffen zwischen der Personalabteilung und der Neueinstellung, damit diese die richtigen Zusatzleistungen wählen und Fragen zu Vergütung oder Zusatzleistungen stellen kann.
• Besprechen Sie Nebenleistungen, die Dokumentation von Überstunden, Krankheitstagen usw.

NACH 30, 60 UND 90 T AGEN:

• Holen Sie Feedback zum Vorstellungsgespräch und zu den bis zu diesem Zeitpunkt gemachten Erfahrungen ein.
• Nutzen Sie diese Touchpoints für Feedback neuer Mitarbeiter zur Zufriedenheit mit dem Unternehmen und ihrer Überzeugung, mit dem Eintritt in dieses Unternehmen die richtige Entscheidung getroffen zu haben.